مقدمه
امروزه تمامی سازمان ها با ضرورت پاسخ‌گویی مناسب و به موقع به ذی نفعان، مشتریان و ارباب رجوع مواجه هستند. در این میان آنچه به واقع باعث ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان می شود فرایندهای آن است. در چنین فضایی، مدیریت فرایندها به کمک سازمان‌ها آمده است. فرايند مجموعه‌ای از فعاليت‌های وابسته به هم است که تعدادی ورودی (نهاده) را به تعدادی خروجی (ستاده) تبديل می‌کند. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همانBPM (Business Process Management)شامل روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از شناسایی، تحلیل و طراحی، ارزیابی و مدیریت فرایندهای کسب و کار است؛ به عبارت دیگر، یک رویکرد ساختار یافته به منظور بهبود عملکرد و کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را بهبود دهد. هدف نهايی مديريت فرايندهای سازمانی دستيابی به اهداف سازمانی و ايجاد ارزش برای ذی‌نفعان است. شکل زیر درک کلی و وابستگی منطقی میان فازهای مدیریت فرایندهای کسب و کار را در قالب چرخه حیات مدیریت فرایندها نشان می دهد.
معرفی
در دانشگاه فردوسی مشهد در سال 1386، مستندسازی فرایندها با رویکرد وظیفه‌ای و ترسیم جریان کار با استفاده از نرم‌افزار ویزیو انجام شده است. منظور از رویکرد وظیفه‌ای مستند نمودن گام‌های اجرایی مربوط به هر واحد به صورت منفک از سایر واحدهای دانشگاه می‌باشد. پس از آن، در سال 1393 با بهره‌گیری از رویکرد فرایندی استاندارد ایزو 9001 و با تدوین نقشه فرایندی دانشگاه، بازطراحی فرایندها با رویکرد فرایندی انجام پذیرفت. به عبارتی در رویکرد فرایندی، یک فرایند از ابتدا تا انتها بدون در نظر گرفتن واحد انجام دهنده گام‌های اجرایی، مستندسازی و مدل‌سازی می‌شود. در این دوره همچنان از نرم‌افزار ویزیو استفاده شده است. از سال 1396، مبنای طراحی و مدل‌سازی فرایندها، استاندارد بین‌المللی BPMN (Business Process Model & Notation) بوده و نرم‌افزار تخصصی بیزاجی مورد استفاده قرار گرفته است.
در نهایت به منظور ساماندهی و مدیریت مطلوب کلیه فعالیت‌های فرایندی، سامانه مدیریت فرایندهای دانشگاه در سال 1397 استقرار یافت. کاربران این سامانه علاوه بر گروه توسعه فرایندهای سازمانی و اداره سامانه‌های کاربردی، مدیران دانشگاه و نمایندگان واحدها می‌باشند.
اهداف
- ارائه درخواست‌های بهبود فرایندهای کاری مبتنی بر نقشه فرایندی دانشگاه؛
- نظام‌مند نمودن نحوه ارائه درخواست‌های بهبود فرایندها توسط واحدها؛
- مدیریت نمودن ظرفیت و اولویت دانشگاه در انجام درخواست‌های بهبود؛
- شفاف نمودن مراحل انجام درخواست‌ها و تعامل میان مدیریت منابع انسانی و تحول سازمانی، مرکز فاوا و واحدهای دانشگاه؛
- فراهم نمودن امکان مدیریت درخواست‌ها و ایجاد و نگهداری سوابق کلیه درخواست‌ها؛
- ارائه گزارش آنلاین از درخواست‌های فرایندی دانشگاه؛
- حذف نسخ کاغذی مستندات فرایندی.
قوانین و مقررات
- دستورالعمل اصلاح فرایندها و روش‌های انجام کار مصوب 1393
- شیوه نامه بهبود فرایندهای دانشگاه فردوسی مشهد مصوب 1399
جریان کار کلی
روش اجرایی، فرم‌ها و راهنمای کاربری
- روش اجرایی مدیریت توسعه و بهبود فرایندهای دانشگاه
- دستورالعمل تدوین روش اجرایی
- فرم ثبت درخواست
- فرم روش اجرایی
- شاخص‌های اولویت‌بندی درخواست‌های فرایندی
- راهنمای کاربری سامانه مدیریت فرایندها
گزارش آماری
از زمان بهره‌برداری از سامانه مدیریت فرایندها تا بهمن ماه 1398، تعداد درخواست‌های بهبود خاتمه یافته در حوزه ریاست 4 فرایند، معاونت آموزشی 9 فرایند، معاونت پژوهش و فناوری 7 فرایند، معاونت فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی 2 فرایند، معاونت برنامه‌ریزی و توسعه منابع 23 فرایند و معاونت اداری و مالی 13 فرایند می‌باشد. درخواست‌های خاتمه یافته، درخواست‌هایی بوده که طراحی فرایند، کد نویسی و استقرار آن پایان یافته است.